Una solución digital para escribanías que transforma la manera en que se gestiona las comunicaciones, documentos y trámites notariales, creando un orden natural y progresivo, permitiendo un manejo eficiente y seguro de toda la información relevante, desde escrituras y contratos hasta certificaciones de firmas, mediante una plataforma de gestión documental en la nube con altos estándares de seguridad y accesibilidad 24/7.
¿ Como funciona este sistema ?
El sistema de gestión documental se diferencia de otros por su accesibilidad, es el resultado de la fusión de modernas metodologías para el almacenamiento de información digital junto a sistemas de colaboración en la nube, corriendo sobre servidores de alta eficiencia y seguridad, creando así una útil herramienta para simplificar la digitalización de procesos en equipos de trabajo que utilizan diariamente comunicaciones online y documentación, tanto física como virtual.
Esta novedosa herramienta permite crear con el paso del tiempo un completo segundo cerebro de la empresa, una herramienta invaluable para el trabajo diario como para la toma de decisiones
¿Qué incluye nuestra solución de gestión documental?
Sobre la base de los servicios y servidores de GOOGLE, la principal plataforma de gestión documental en la nube, implementamos una metodología de almacenamiento adaptada a la forma de trabajo del estudio, especialmente diseñada para las necesidades de las escribanías, facilitando la gestión de documentos legales y trámites complejos con funciones específicas.
Características, Modulos y Funcionalidades:
- ARCHIVO: Almacenamiento online de documentos clave: escrituras públicas, poderes, contratos, y más, con manejo de claves automatizadas para facilitar su búsqueda posterior.
- OFFICE: Edición integrada de documentos office: documentos word y excel, exportación a pdf, etc,
- DIGITALIZACIÓN: Escaneado de documentos: sistemas de OCR para celulares o equipos de scanning
- Administrar el seguimiento de transacciones como compraventa de inmuebles e hipotecas.
- Gestión de certificaciones: firma digital, testamentos, y asesoramiento notarial.
- TIME MANAGER: Calendarios automatizados independientes: para manejar las citas individuales de cada escribano y personal, cargadas por la secretaria, o para asignar usos en las salas de reuniones, viajes, etc, el mismo cliente puede cargar su cita y el sistema le avisa y le permite cambiarlo, avisando al profesional sin intervenciíon.
- CONTACT MANAGER: Gestión de agenda de contactos y seguimiento: con datos integrados a documentos.
- Administrador de comunicaciones por email : todos los emails se pueden asignar a tareas, seguimientos, saber cuando el otro leyó, agregar comentarios.
- TASK MANAGER: Organización de tareas : asignar tareas por email, documentos, crear reuniones, y minutas
Otras funcionalidades:
- Seguridad avanzada: acceso seguro y encriptado almacenando los archivos en el principal data center del mercado
- Backups locales: si deseas tener una copia de los datos en tu propia oficinal
- Facilidad de uso: con una interfaz sencilla y de fácil uso
- Administración remota : nuestro servicio incluye la capacitación y administración remota del sistema
- Web conectada al sistema: para que los clientes puedan subir directamente los documentos y completar información, cada cliente cuenta con un portal dedicado donde se le muestran el estatus de sus proyectos, información, agenda, con whatsapp integrado.
- Inteligencia artificial integrada: permite crear documentos e email de forma automática para luego modificarlos y mejorarlos, simplificando el proceso, ahorrando tiempo. Atención online con inteligencia artificial funciona como pre atendedor resolviendo la mayoría de las consultas. Este módulo le permite «hablar» con sus propios datos.
- Acceso desde cualquier dispositivo: poder estar conectado con todo sin tener que estar en la oficina.
Beneficios para su Estudio
La solución de D2V brinda un sistema de archivo seguro y no propietario que permite el almacenamiento y acceso de forma permanente, sin depender de plataformas cerradas. Esto garantiza una accesibilidad total las 24 horas del día, desde cualquier dispositivo o lugar, facilitando el trabajo remoto y la consulta ágil en cualquier momento.
La digitalización permite a las escribanías simplificar tareas, reducir errores y optimizar la atención al cliente, posicionándose como una opción moderna y eficiente en el mercado. ¡Contáctenos y descubra cómo llevar su escribanía a un nuevo nivel de digitalización!
Algunos beneficios
- Agilizar el trabajo diario en la oficina
- Facilitar el trabajo remoto
- Aumento de la productividad
- Ordenamiento de las comunicaciones
- Rapidez para encontrar información
- Drástica reducción de costos al no necesitar comprar equipamiento ni mantenerlo
¿ Que sucede con mis datos si decido cancelar el servicio ? como darlo de baja ?
Los datos son siempre tuyos, puedes descargarlos cuando lo desees, incluso si solo quieres mantener el servicio de google sin el sistema de gestión, se desinstala y sigues usando normalmente el sistema de Google estándar.
GESTIÓN
DOCUMENTAL
EN LA NUBE
Diseñamos una plataforma de gestión documental en la nube especialmente para atender las necesidades puntaules de escribanías, que facilita la administración de documentos clave, como:
- Escrituras públicas, contratos, constitución de sociedades y poderes.
- Seguimiento de compraventa de inmuebles, hipotecas y donaciones.
- Certificaciones de firmas y asesoramiento jurídico notarial.
- Testamentos, trámites sucesorios y distribución de bienes.
- Apoyo en tareas de mediación y conciliación.
Este sistema permite a su escribanía almacenar, organizar y consultar toda su documentación con máxima seguridad y accesibilidad. Con una interfaz amigable y sencilla, usted podrá gestionar los expedientes de forma intuitiva y rápida, permitiendo el acceso en cualquier momento y desde cualquier dispositivo autorizado.
Oficina Virtual Segura y en Línea 24/7
La plataforma se basa en un sistema de oficina virtual alojada en los principales data centers del mercado, con encriptación avanzada y protocolos de seguridad de última generación. Este sistema permite:
- Acceso seguro y cifrado a todos los documentos y actas.
- Almacenamiento compatible y no propietario que evita limitaciones a futuro.
- Acceso las 24 horas para facilitar la consulta o modificación de documentos en cualquier momento.
- Trabajar desde cualquier lugar
- Acceder a los archivos con cualquier dispositivo, celular, notebook o tablet.
- EMails con dominio propio
SOLICITA UNA COTIZACIÓN ADAPTADA A TU ESTUDIO
Indicando cuantas cuentas usuarios necesitas para tu equipo de trabajo.
